Btw-nummer controleren in VIES: B2B en btw-verlegging

Waarom in B2B het btw-nummer van de klant gecontroleerd moet worden

Wanneer een webwinkel verkoopt aan een bedrijf in een ander EU-land, volgt de btw andere regels dan bij een verkoop aan een consument, en die verschillen nog tussen goederen en diensten. Het uitgangspunt is gemeenschappelijk: de klant moet een belastingplichtige zijn met een btw-identificatienummer en de webwinkel moet dat kunnen aantonen.

Deze pagina vat de praktische punten samen op basis van de officiële teksten die onderaan staan. Het is oriënterende informatie en geen fiscaal advies: de nationale omzetting, bijzondere regelingen en uw concrete situatie moeten met uw belastingadviseur worden gecontroleerd.

Goederen en diensten: twee verschillende mechanismen

	Levering van goederen	Verrichten van diensten
Basisregel	Vrijstelling voor goederen die naar een andere lidstaat worden verzonden of vervoerd (Richtlijn 2006/112/EG, artikel 138, lid 1)	Plaats van de dienst in de lidstaat van de klant (artikel 44) en btw verschuldigd door de klant wanneer de dienstverrichter niet in die lidstaat is gevestigd (artikel 196)
Wie de btw voldoet	De afnemer, over de intracommunautaire verwerving in zijn lidstaat (artikelen 2 en 40)	De klant, via btw-verlegging (artikel 196)
Voorwaarde voor de klant	Is voor btw-doeleinden geïdentificeerd in een andere lidstaat dan die waar de verzending of het vervoer aanvangt en heeft zijn nummer aan de leverancier meegedeeld (artikel 138, lid 1, onder b)	Tenzij de dienstverrichter over tegengestelde informatie beschikt, kan hij de klant als belastingplichtige beschouwen als hij diens nummer heeft en daarvan bevestiging verkrijgt via VIES (Uitvoeringsverordening 282/2011, artikel 18)
Op de factuur	Btw-nummer van de klant en verwijzing naar de vrijstelling (artikel 226, punten 4 en 11)	Btw-nummer van de klant en de vermelding “Btw verlegd” (artikel 226, punten 4 en 11 bis)

Wat is btw-verlegging

Bij btw-verlegging (in het Engels reverse charge) moet de btw door de klant worden voldaan en niet door degene die de dienst verricht: artikel 196 bepaalt dat de belasting verschuldigd is door de belastingplichtige die een dienst afneemt als bedoeld in artikel 44, wanneer de dienst wordt verricht door een belastingplichtige die niet in die lidstaat is gevestigd. Op de factuur vermeldt de leverancier dit met de vermelding “Btw verlegd” (artikel 226, punt 11 bis). Voor goederen is de logica verwant maar anders: de levering is vrijgesteld en de afnemer voldoet de btw over de intracommunautaire verwerving, die wordt geacht plaats te vinden waar de goederen aankomen (artikelen 2 en 40).

Goederen: meegedeeld nummer en overzichtsstaat

Sinds 1 januari 2020 geldt artikel 138 zoals herschreven door Richtlijn (EU) 2018/1910: naast het btw-nummer dat de afnemer meedeelt, bepaalt lid 1 bis dat de vrijstelling niet geldt als de leverancier de overzichtsstaat (in de richtlijn “lijst” genoemd) van de artikelen 262 en 263 niet heeft ingediend, of als die niet de juiste gegevens over de levering bevat, tenzij de leverancier dit ten genoegen van de bevoegde autoriteiten kan verantwoorden. Ook de FAQ van VIES wijst erop dat het nummer van de klant in de overzichtsstaat correct moet zijn.

Hoe VIES werkt en wat het antwoordt

VIES is een elektronisch hulpmiddel om btw-nummers van in de EU geregistreerde ondernemers te valideren. Er bestaat geen centrale databank: het verzoek wordt verzonden naar de nationale databank van de lidstaat die het nummer heeft toegekend, en het antwoord is zo betrouwbaar als de gegevens van die lidstaat. Verordening (EU) nr. 904/2010 (artikel 31) voorziet in elektronische bevestiging van de geldigheid van het nummer en, volgens de regels inzake gegevensbescherming van elke lidstaat, van naam en adres.

De helppagina van VIES somt de mogelijke antwoorden op:

• Geldig nummer.
• Ongeldig nummer, dat wil zeggen niet geldig, althans op de aangegeven datum.
• Dienst niet beschikbaar: problemen met het netwerk of met de webapplicatie.
• Dienst niet beschikbaar in de lidstaat: de applicatie van de lidstaat die het nummer heeft toegekend, is niet bereikbaar.
• Onvolledige of onjuiste gegevens.
• Time-out van de aanvraag.

In de technische documentatie komen dezelfde situaties voor als codes: MS_UNAVAILABLE (applicatie van de lidstaat niet beschikbaar), SERVICE_UNAVAILABLE (fout op netwerk- of applicatieniveau) en TIMEOUT (geen antwoord binnen de voorziene tijd).

Wat “ongeldig” betekent

De officiële FAQ adviseert eerst te controleren of het nummer juist is geschreven (tekens, lengte, landcode). Daarnaast staat erin dat sommige lidstaten een aanvullende registratie voor intracommunautaire handelingen vereisen: een juist nummer kan dus in VIES als ongeldig verschijnen omdat de houder die handelingen niet verricht of daarvoor niet is geregistreerd. De klant kan zijn belastingdienst vragen de gegevens bij te werken: de FAQ vermeldt dat alleen de nationale belastingdiensten dat kunnen.

Naam en adres komen niet altijd door

Als bij een geldig nummer naam of adres door “---” zijn vervangen, staat de lidstaat die het nummer heeft toegekend de openbaarmaking ervan niet toe. Voor Spanje legt de FAQ uit dat naam, adres en type vennootschap samen met het nummer moeten worden ingevoerd, omdat de Spaanse databank ze niet zelf verstrekt.

Het consultatienummer

Als u uw eigen btw-nummer als aanvrager invoert, bevat het antwoord een uniek consultatienummer. De helppagina adviseert het te bewaren als u een belastingdienst wilt kunnen aantonen dat de controle op een bepaald moment is uitgevoerd. Dezelfde tekst preciseert dat de bevestiging van de geldigheid slechts een van de bewijselementen is ter ondersteuning van de vrijstelling (artikel 138, lid 1), en de disclaimer van de dienst herhaalt dat de informatie op zich geen recht op vrijstelling geeft. VIES bevestigt bovendien de geldigheid alleen voor de huidige datum, niet voor verleden periodes.

Als VIES niet antwoordt

De FAQ erkent dat sommige onderdelen van het systeem in bepaalde perioden niet bereikbaar kunnen zijn (back-ups van de databanken) en de helppagina publiceert de onderhoudsvensters van de afzonderlijke lidstaten. De technische informatie vermeldt ook een statusdienst (check-status) over de beschikbaarheid van de nationale diensten.

De basisregel is “niet beschikbaar” niet te verwarren met “ongeldig”: het zijn verschillende antwoorden. Ze op dezelfde manier behandelen leidt tot twee tegengestelde fouten: een klant afwijzen die in orde is, of de vrijstelling toekennen zonder bevestiging. Hierover zegt de FAQ maar één ding: als men van mening is dat de klant geen belastingplichtige is, moet de levering niet worden vrijgesteld maar btw in rekening worden gebracht. De rest is een keuze die u met uw belastingadviseur afstemt. De opties die het vaakst voorkomen zijn:

• de controle later herhalen en datum, tijd, nummer en uitkomst van elke poging noteren;
• de vrijstelling niet toekennen zolang er geen bevestiging is en later zo nodig corrigeren;
• de vrijstelling toekennen en de controle uitvoeren voordat de factuur wordt uitgereikt.

Geen enkele is een garantie.

Als het nummer ongeldig is

In het algemeen wordt de vrijstelling niet toegekend. Voor goederen is de voorwaarde van artikel 138 dat de afnemer is geïdentificeerd en het nummer heeft meegedeeld; voor elektronische diensten schrijft de FAQ van VIES dat de leverancier btw in rekening moet brengen als de klant geen geldig nummer heeft. Is de klant een consument, dan gelden andere regels: sinds 1 juli 2021 geldt voor intracommunautaire afstandsverkopen één drempel van 10.000 euro (artikel 59 quater, ingevoerd bij Richtlijn (EU) 2017/2455) en maakt de OSS-regeling het mogelijk de in andere lidstaten verschuldigde btw vanuit één lidstaat aan te geven.

Checklist voor een B2B-webwinkel

1. Het veld voor het btw-nummer accepteert de landcode als voorvoegsel, met de codes die VIES gebruikt (bijvoorbeeld EL voor Griekenland en XI voor Noord-Ierland).
2. Het nummer wordt op een bepaald moment (registratie, adres, afrekenen) in VIES gecontroleerd en de uitkomst blijft met datum en tijd vastgelegd.
3. De vrijstelling wordt alleen toegepast bij een geldig nummer van een andere lidstaat, dat past bij het land van het adres.
4. Het proces maakt onderscheid tussen “ongeldig” en “niet te verifiëren” en heeft een schriftelijke regel voor het tweede geval.
5. Waar bewijs nodig is, wordt het consultatienummer bewaard dat is verkregen door het eigen btw-nummer op te geven.
6. De factuur vermeldt het btw-nummer van de klant en de verwijzing naar de vrijstelling of de vermelding “Btw verlegd” (artikel 226).
7. De overzichtsstaat wordt ingediend en bevat de juiste nummers (artikelen 262 en 263).
8. Terugkerende klanten worden af en toe opnieuw gecontroleerd, omdat VIES alleen de situatie van vandaag bevestigt.

Hoe de module B2B-btw - VIES-validatie & intracommunautaire btw-verlegging het doet

• Controleert het nummer in VIES bij de registratie, bij het opslaan van een adres en bij het afrekenen (drie afzonderlijke schakelaars) en controleert vóór de aanroep of het formaat plausibel is voor het land.
• Raadpleegt de REST-service van VIES en, als die niet antwoordt, de SOAP-service. Een storing of een niet beschikbare lidstaat wordt vastgelegd als “niet te verifiëren”, nooit als “ongeldig”, en de klant wordt niet geblokkeerd.
• Past de vrijstelling alleen toe als het nummer geldig is, afkomstig uit een ander EU-land dan dat van de webwinkel en passend bij het land van het adres. Als de optie voor de naam is ingeschakeld, moet de door VIES teruggegeven naam overeenkomen met die van de klant; als VIES geen naam doorgeeft, wordt de vrijstelling geweigerd.
• Wijst in aanmerking komende klanten toe aan een B2B-groep en brengt de btw op producten en verzending voor in aanmerking komende adressen op nul. Om de winkelwagen niet te vertragen doet de module dit op basis van de laatst opgeslagen uitkomst, zonder VIES bij elke berekening te raadplegen.
• Houdt een historie bij met één rij per nummer (status, teruggegeven naam, bron, datum), een aanpasbare cache van 30 dagen, handmatige hervalidatie en het forceren van een uitkomst.
• Als VIES niet antwoordt, laat de module de klant stilzwijgend doorgaan of met een waarschuwing, naar keuze. De optie die ongeldige nummers blokkeert, staat standaard uit.

Bekijk de productpagina van de module of lees de handleiding voor installatie en configuratie.

Officiële bronnen

• Richtlijn 2006/112/EG, geconsolideerde tekst (EUR-Lex): artikelen 2, 40, 44, 59 quater, 138, 196, 226, 262 en 263
• Richtlijn (EU) 2018/1910, van toepassing vanaf 1 januari 2020 (EUR-Lex)
• Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011, artikel 18 (EUR-Lex)
• Verordening (EU) nr. 904/2010, artikel 31 (EUR-Lex)
• Richtlijn (EU) 2017/2455 (EUR-Lex)
• Europese Commissie, VIES: help, FAQ, technische informatie, disclaimer
• Europese Commissie, VAT One Stop Shop-portaal

Veelgestelde vragen

Wat moet een webwinkel controleren voordat de vrijstelling wordt toegepast op een klant uit de EU?

Dat de klant een belastingplichtige is met een btw-nummer van een andere lidstaat en dat hij dit heeft meegedeeld. Voor diensten staat Verordening 282/2011 (artikel 18) toe hem als zodanig te beschouwen als bevestiging via VIES wordt verkregen; voor goederen gelden daarnaast de voorwaarden van artikel 138, inclusief de overzichtsstaat.

Wat is het verschil tussen “ongeldig” en “dienst niet beschikbaar”?

“Ongeldig” heeft betrekking op het nummer: het blijkt niet geldig, althans op de aangegeven datum. “Dienst niet beschikbaar” betekent dat de controle niet is uitgevoerd vanwege een probleem met het netwerk, de applicatie of de lidstaat die het nummer heeft toegekend. Het zijn verschillende antwoorden en ze mogen niet op dezelfde manier worden behandeld.

Waar dient het consultatienummer voor?

VIES geeft het terug wanneer u uw eigen btw-nummer als aanvrager opgeeft en adviseert het te bewaren als bewijs van de controle. Het is niet het enige bewijs: de bevestiging van de geldigheid is slechts een van de elementen ter ondersteuning van de vrijstelling.

Geeft VIES altijd naam en adres door?

Nee. Als er voor een geldig nummer “---” verschijnt, staat de lidstaat die het nummer heeft toegekend de openbaarmaking ervan niet toe. Voor Spanje legt de FAQ uit dat naam en adres samen met het nummer moeten worden opgegeven.

Wat te doen als VIES niet antwoordt?

Een storing onderscheiden van een ongeldig nummer, de controle later herhalen en de pogingen noteren. Of het aanvaardbaar is om de vrijstelling toch toe te kennen en het nummer vóór de factuur te controleren, bepaalt uw belastingadviseur.

Volstaat de module op zichzelf?

Nee. De module automatiseert de controle, legt de uitkomst vast en past de vrijstelling alleen toe op in aanmerking komende klanten, maar vervangt de fiscale beoordeling niet. Het consultatienummer wordt niet aangevraagd en niet bewaard, de wettelijke vermeldingen worden niet op de factuur gezet, de overzichtsstaat wordt niet ingediend, het bewijs van vervoer wordt niet gecontroleerd en er wordt geen onderscheid gemaakt tussen goederen en diensten: die stappen blijven voor u en uw belastingadviseur.