USt-IdNr. mit VIES prüfen: B2B und Reverse Charge

Warum die MwSt-Nummer des Kunden im B2B geprüft werden muss

Wenn ein Online-Shop an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verkauft, folgt die Mehrwertsteuer anderen Regeln als bei einem Verkauf an einen Verbraucher, und sie unterscheiden sich noch einmal zwischen Gegenständen und Dienstleistungen. Der Ausgangspunkt ist gemeinsam: Der Kunde muss ein Steuerpflichtiger mit einer Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer sein, und der Shop muss das nachweisen können.

Diese Seite fasst die praktischen Punkte auf Grundlage der unten aufgeführten amtlichen Texte zusammen. Sie ist eine Orientierung und keine Steuerberatung: Die nationale Umsetzung, Sonderregelungen und Ihr konkreter Fall sind mit Ihrem Steuerberater zu klären.

Gegenstände und Dienstleistungen: zwei unterschiedliche Mechanismen

	Lieferung von Gegenständen	Erbringung von Dienstleistungen
Grundregel	Steuerbefreiung für Gegenstände, die in einen anderen Mitgliedstaat versandt oder befördert werden (Richtlinie 2006/112/EG, Artikel 138 Absatz 1)	Ort der Dienstleistung im Staat des Kunden (Artikel 44) und Mehrwertsteuer geschuldet vom Kunden, wenn der Dienstleistungserbringer in diesem Staat nicht ansässig ist (Artikel 196)
Wer die Mehrwertsteuer schuldet	Der Erwerber, auf den innergemeinschaftlichen Erwerb in seinem Staat (Artikel 2 und 40)	Der Kunde, durch die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Artikel 196)
Bedingung beim Kunden	Er ist für Mehrwertsteuerzwecke in einem anderen Staat als dem des Versandbeginns registriert und hat dem Lieferer die Nummer mitgeteilt (Artikel 138 Absatz 1 Buchstabe b)	Sofern keine gegenteiligen Informationen vorliegen, kann der Dienstleistungserbringer ihn als Steuerpflichtigen ansehen, wenn er seine Nummer hat und sie über das VIES bestätigt bekommt (Durchführungsverordnung 282/2011, Artikel 18)
Auf der Rechnung	MwSt-Nummer des Kunden und Verweis auf die Steuerbefreiung (Artikel 226 Nummern 4 und 11)	MwSt-Nummer des Kunden und die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Artikel 226 Nummern 4 und 11a)

Was die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ist

Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (englisch Reverse Charge) muss der Kunde, nicht der Erbringer der Dienstleistung, die Mehrwertsteuer abführen: Artikel 196 bestimmt, dass die Steuer vom Steuerpflichtigen geschuldet wird, an den eine Dienstleistung nach Artikel 44 erbracht wird, wenn die Dienstleistung von einem in diesem Mitgliedstaat nicht ansässigen Steuerpflichtigen erbracht wird. Auf der Rechnung erklärt der Lieferant dies mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Artikel 226 Nummer 11a). Bei Gegenständen ist die Logik verwandt, aber verschieden: Die Lieferung ist befreit, und der Erwerber schuldet die Mehrwertsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, der dort als bewirkt gilt, wo die Gegenstände ankommen (Artikel 2 und 40).

Gegenstände: mitgeteilte Nummer und zusammenfassende Meldung

Seit dem 1. Januar 2020 gilt Artikel 138 in der durch die Richtlinie (EU) 2018/1910 neu gefassten Fassung: Neben der vom Erwerber mitgeteilten MwSt-Nummer bestimmt Absatz 1a, dass die Steuerbefreiung nicht gilt, wenn der Lieferer die nach den Artikeln 262 und 263 vorgesehene zusammenfassende Meldung nicht abgegeben hat oder wenn die Meldung keine korrekten Angaben zur Lieferung enthält, es sei denn, die Behörden halten seine Begründung für zufriedenstellend. Auch die FAQ des VIES erinnert daran, dass die in der zusammenfassenden Meldung angegebene Nummer des Kunden richtig sein muss.

Wie das VIES funktioniert und was es antwortet

Das VIES ist ein elektronisches Instrument zur Validierung der MwSt-Nummern von in der EU registrierten Wirtschaftsteilnehmern. Eine zentrale Datenbank gibt es nicht: Die Anfrage wird an die nationale Datenbank des Staates gesendet, der die Nummer erteilt hat, und die Antwort ist nur so gut wie die Daten dieses Staates. Die Verordnung (EU) Nr. 904/2010 (Artikel 31) sieht die Bestätigung der Gültigkeit der Nummer auf elektronischem Weg und, nach den Datenschutzvorschriften des jeweiligen Staates, von Name und Anschrift vor.

Die Hilfeseite des VIES nennt die möglichen Antworten:

• Gültige Nummer.
• Ungültige Nummer, also zumindest zum angegebenen Datum nicht gültig.
• Dienst nicht verfügbar: Probleme mit dem Netz oder der Webanwendung.
• Dienst im Mitgliedstaat nicht verfügbar: Die Anwendung des Staates, der die Nummer erteilt hat, ist nicht erreichbar.
• Unvollständige oder fehlerhafte Daten.
• Zeitüberschreitung der Anfrage.

In der technischen Dokumentation erscheinen dieselben Situationen als Codes: MS_UNAVAILABLE (Anwendung des Mitgliedstaats nicht verfügbar), SERVICE_UNAVAILABLE (Netz- oder Anwendungsfehler) und TIMEOUT (keine Antwort innerhalb der vorgesehenen Zeit).

Was „ungültig“ bedeutet

Die offizielle FAQ rät zunächst, zu prüfen, ob die Nummer richtig geschrieben ist (Zeichen, Länge, Länderpräfix). Sie fügt hinzu, dass einige Staaten für innergemeinschaftliche Umsätze eine zusätzliche Registrierung verlangen: Eine korrekte Nummer kann im VIES daher als nicht gültig erscheinen, weil der Inhaber diese Umsätze nicht tätigt oder dafür nicht registriert ist. Der Kunde kann seine Steuerverwaltung bitten, die Daten zu aktualisieren: Die FAQ weist darauf hin, dass nur die nationalen Verwaltungen dies tun können.

Name und Anschrift kommen nicht immer an

Wenn bei einer gültigen Nummer Name oder Anschrift durch „---“ ersetzt sind, erlaubt der Staat, der die Nummer erteilt hat, ihre Weitergabe nicht. Für Spanien erklärt die FAQ, dass Name, Anschrift und Gesellschaftsform zusammen mit der Nummer einzugeben sind, weil die spanische Datenbank sie nicht von sich aus liefert.

Die Abfragenummer

Wenn Sie Ihre eigene MwSt-Nummer als Antragsteller eingeben, enthält die Antwort eine eindeutige Abfragenummer. Die Hilfeseite rät, sie aufzubewahren, wenn Sie einer Steuerverwaltung nachweisen können wollen, dass die Prüfung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt ist. Derselbe Text stellt klar, dass die Bestätigung der Gültigkeit nur eines der Beweiselemente zur Stützung der Steuerbefreiung ist (Artikel 138 Absatz 1), und der Haftungsausschluss des Dienstes wiederholt, dass die Informationen für sich allein kein Recht auf Steuerbefreiung begründen. Außerdem bestätigt das VIES die Gültigkeit nur für das aktuelle Datum, nicht für vergangene Zeiträume.

Wenn das VIES nicht antwortet

Die FAQ räumt ein, dass einzelne Teile des Systems zu bestimmten Zeiten nicht erreichbar sein können (Sicherungen der Datenbanken), und die Hilfeseite veröffentlicht die Wartungsfenster der einzelnen Staaten. Die technischen Informationen erwähnen außerdem einen Statusdienst (check-status) zur Verfügbarkeit der nationalen Dienste.

Die Grundregel lautet, „nicht verfügbar“ nicht mit „ungültig“ zu verwechseln: Es sind unterschiedliche Antworten. Beide gleich zu behandeln führt zu zwei entgegengesetzten Fehlern: einen ordnungsgemäßen Kunden abzuweisen oder die Steuerbefreiung ohne Bestätigung zu gewähren. Dazu sagt die FAQ nur eines: Wenn man davon ausgeht, dass der Kunde kein Steuerpflichtiger ist, darf man die Lieferung nicht befreien, sondern muss Mehrwertsteuer berechnen. Der Rest ist eine Entscheidung, die Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen sollten. Die am häufigsten anzutreffenden Optionen sind:

• die Prüfung später wiederholen und dabei Datum, Uhrzeit, Nummer und Ergebnis jedes Versuchs notieren;
• die Steuerbefreiung nicht gewähren, bis eine Bestätigung eintrifft, und bei Bedarf später korrigieren;
• die Steuerbefreiung gewähren und die Prüfung vor der Rechnungsstellung durchführen.

Keine davon ist eine Garantie.

Wenn die Nummer nicht gültig ist

In der Regel wird die Steuerbefreiung nicht gewährt. Bei Gegenständen lautet die Bedingung des Artikels 138, dass der Erwerber registriert ist und die Nummer mitgeteilt hat; für elektronische Dienstleistungen schreibt die FAQ des VIES, dass der Lieferant Mehrwertsteuer berechnen muss, wenn der Kunde keine gültige Nummer besitzt. Ist der Kunde ein Verbraucher, gelten andere Regeln: Seit dem 1. Juli 2021 gibt es für innergemeinschaftliche Fernverkäufe eine einheitliche Schwelle von 10.000 Euro (Artikel 59c, eingeführt durch die Richtlinie (EU) 2017/2455), und die OSS-Regelung erlaubt es, die in anderen Staaten geschuldete Mehrwertsteuer von einem einzigen Mitgliedstaat aus zu erklären.

Checkliste für einen B2B-Shop

1. Das Feld für die MwSt-Nummer akzeptiert das Länderpräfix mit den vom VIES verwendeten Codes (zum Beispiel EL für Griechenland und XI für Nordirland).
2. Die Nummer wird zu einem bestimmten Zeitpunkt (Registrierung, Adresse, Kasse) im VIES geprüft, und das Ergebnis bleibt mit Datum und Uhrzeit gespeichert.
3. Die Steuerbefreiung wird nur bei einer gültigen Nummer eines anderen Staates angewendet, die zum Land der Adresse passt.
4. Der Ablauf unterscheidet „ungültig“ von „nicht überprüfbar“ und hat für den zweiten Fall eine schriftliche Regel.
5. Wo ein Nachweis nötig ist, wird die Abfragenummer aufbewahrt, die man bei Angabe der eigenen MwSt-Nummer erhält.
6. Die Rechnung enthält die MwSt-Nummer des Kunden und den Verweis auf die Steuerbefreiung oder die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Artikel 226).
7. Die zusammenfassende Meldung wird abgegeben und enthält die richtigen Nummern (Artikel 262 und 263).
8. Wiederkehrende Kunden werden von Zeit zu Zeit erneut geprüft, weil das VIES nur die heutige Situation bestätigt.

So macht es das Modul B2B-USt - VIES-Prüfung und Reverse-Charge-Verfahren (B2B VAT)

• Prüft die Nummer im VIES bei der Registrierung, beim Speichern einer Adresse und an der Kasse (drei getrennte Schalter) und kontrolliert vor dem Aufruf, ob das Format für das Land plausibel ist.
• Fragt den REST-Dienst des VIES ab und, wenn dieser nicht antwortet, den SOAP-Dienst. Eine Störung oder ein nicht verfügbarer Staat wird als „nicht überprüfbar“ erfasst, nie als „ungültig“, und der Kunde wird nicht blockiert.
• Wendet die Steuerbefreiung nur an, wenn die Nummer gültig ist, aus einem anderen EU-Land als dem des Shops stammt und zum Land der Adresse passt. Bei aktivierter Namensoption verlangt es, dass der vom VIES zurückgegebene Name mit dem des Kunden übereinstimmt; teilt das VIES keinen Namen mit, wird die Steuerbefreiung verweigert.
• Ordnet berechtigte Kunden einer B2B-Gruppe zu und setzt die Mehrwertsteuer auf Produkte und Versand für berechtigte Adressen auf null. Um den Warenkorb nicht zu verlangsamen, geschieht das auf Grundlage des zuletzt gespeicherten Ergebnisses, ohne bei jeder Berechnung das VIES abzufragen.
• Führt einen Verlauf mit einer Zeile pro Nummer (Status, zurückgegebener Name, Quelle, Datum), einen änderbaren Cache von 30 Tagen, die manuelle Neuvalidierung und das Erzwingen eines Ergebnisses.
• Wenn das VIES nicht antwortet, lässt es den Kunden still oder mit einem Hinweis fortfahren, nach Wahl. Die Option, die ungültige Nummern blockiert, ist standardmäßig deaktiviert.

Sehen Sie die Modulseite oder lesen Sie die Anleitung zur Installation und Konfiguration.

Amtliche Quellen

• Richtlinie 2006/112/EG, konsolidierter Text (EUR-Lex): Artikel 2, 40, 44, 59c, 138, 196, 226, 262 und 263
• Richtlinie (EU) 2018/1910, anwendbar seit dem 1. Januar 2020 (EUR-Lex)
• Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011, Artikel 18 (EUR-Lex)
• Verordnung (EU) Nr. 904/2010, Artikel 31 (EUR-Lex)
• Richtlinie (EU) 2017/2455 (EUR-Lex)
• Europäische Kommission, VIES: Hilfe, FAQ, technische Informationen, Haftungsausschluss
• Europäische Kommission, Portal VAT One Stop Shop

Häufige Fragen

Was muss ein Shop prüfen, bevor er einem Kunden in der EU die Steuerbefreiung gewährt?

Dass der Kunde ein Steuerpflichtiger mit einer MwSt-Nummer eines anderen Mitgliedstaats ist und diese mitgeteilt hat. Bei Dienstleistungen erlaubt die Durchführungsverordnung 282/2011 (Artikel 18), ihn als solchen anzusehen, wenn man über das VIES eine Bestätigung erhält; bei Gegenständen gelten zusätzlich die Bedingungen des Artikels 138, einschließlich der zusammenfassenden Meldung.

Was ist der Unterschied zwischen „ungültig“ und „Dienst nicht verfügbar“?

„Ungültig“ betrifft die Nummer: Sie ist zumindest zum angegebenen Datum nicht gültig. „Dienst nicht verfügbar“ besagt, dass die Prüfung wegen eines Problems im Netz, in der Anwendung oder in dem Staat, der die Nummer erteilt hat, nicht durchgeführt wurde. Das sind unterschiedliche Antworten, und sie sind nicht gleich zu behandeln.

Wofür dient die Abfragenummer?

Das VIES liefert sie, wenn man die eigene MwSt-Nummer als Antragsteller angibt, und rät, sie als Nachweis der Prüfung aufzubewahren. Sie ist nicht der einzige Nachweis: Die Bestätigung der Gültigkeit ist nur eines der Elemente zur Stützung der Steuerbefreiung.

Teilt das VIES immer Name und Anschrift mit?

Nein. Erscheint bei einer gültigen Nummer „---“, erlaubt der Staat, der sie erteilt hat, die Weitergabe nicht. Für Spanien erklärt die FAQ, dass Name und Anschrift zusammen mit der Nummer anzugeben sind.

Was ist zu tun, wenn das VIES nicht antwortet?

Die Störung von einer ungültigen Nummer unterscheiden, die Prüfung später wiederholen und die Versuche notieren. Ob es vertretbar ist, die Steuerbefreiung trotzdem zu gewähren und vor der Rechnung zu prüfen, entscheidet Ihr Steuerberater.

Reicht das Modul allein?

Nein. Das Modul automatisiert die Prüfung, speichert das Ergebnis und wendet die Steuerbefreiung nur auf berechtigte Kunden an, ersetzt aber keine steuerlichen Beurteilungen. Es fordert die Abfragenummer weder an noch speichert es sie, schreibt die gesetzlichen Angaben nicht auf die Rechnung, gibt keine zusammenfassende Meldung ab, prüft den Transportnachweis nicht und unterscheidet nicht zwischen Gegenständen und Dienstleistungen: Diese Schritte bleiben bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.