Numéro de TVA VIES en B2B : contrôle et autoliquidation

Pourquoi il faut vérifier le numéro de TVA du client en B2B

Lorsqu’une boutique en ligne vend à une entreprise d’un autre pays de l’Union, la TVA suit des règles différentes de celles d’une vente à un consommateur, et elles changent encore entre biens et services. Le point de départ est commun : le client doit être un assujetti disposant d’un numéro d’identification TVA, et la boutique doit pouvoir le démontrer.

Cette page résume les points pratiques à partir des textes officiels listés en bas de page. Il s’agit d’une information d’orientation, et non d’un conseil fiscal : la transposition nationale, les régimes particuliers et votre cas concret sont à vérifier avec votre expert-comptable.

Biens et services : deux mécanismes différents

	Livraison de biens	Prestation de services
Règle de base	Exonération pour les biens expédiés ou transportés vers un autre État membre (directive 2006/112/CE, article 138, paragraphe 1)	Lieu de la prestation dans l’État du client (article 44) et TVA due par le client lorsque le prestataire n’est pas établi dans cet État (article 196)
Qui acquitte la TVA	L’acquéreur, sur l’acquisition intracommunautaire dans son État (articles 2 et 40)	Le client, par l’autoliquidation (article 196)
Condition sur le client	Il est identifié à la TVA dans un État autre que celui de départ et a communiqué son numéro au fournisseur (article 138, paragraphe 1, point b)	Sauf informations contraires, le prestataire peut le considérer comme assujetti s’il a son numéro et en obtient la confirmation par le VIES (règlement d’exécution 282/2011, article 18)
Sur la facture	Numéro de TVA du client et référence à l’exonération (article 226, points 4 et 11)	Numéro de TVA du client et mention « Autoliquidation » (article 226, points 4 et 11 bis)

Ce qu’est l’autoliquidation

Dans l’autoliquidation (en anglais reverse charge), c’est le client, et non celui qui fournit le service, qui doit verser la TVA : l’article 196 prévoit que la taxe est due par l’assujetti auquel est fourni un service visé à l’article 44, si ce service est fourni par un assujetti non établi dans cet État membre. Sur la facture, le fournisseur la déclare par la mention « Autoliquidation » (article 226, point 11 bis). Pour les biens, la logique est proche mais différente : la livraison est exonérée et l’acquéreur acquitte la TVA sur l’acquisition intracommunautaire, qui est réputée effectuée là où les biens arrivent (articles 2 et 40).

Biens : numéro communiqué et état récapitulatif

Depuis le 1er janvier 2020, l’article 138 est celui réécrit par la directive (UE) 2018/1910 : outre le numéro de TVA communiqué par l’acquéreur, le paragraphe 1 bis dispose que l’exonération ne s’applique pas si le fournisseur n’a pas déposé l’état récapitulatif prévu aux articles 262 et 263, ou si l’état ne contient pas d’informations correctes sur la livraison, sauf justification jugée satisfaisante par les autorités. La FAQ du VIES rappelle aussi que le numéro du client indiqué dans l’état récapitulatif doit être exact.

Comment fonctionne le VIES et ce qu’il répond

Le VIES est un outil électronique de validation des numéros de TVA des opérateurs enregistrés dans l’UE. Il n’existe pas de base de données centrale : la demande est envoyée à la base de données nationale de l’État qui a attribué le numéro, et la réponse vaut ce que valent les données de cet État. Le règlement (UE) no 904/2010 (article 31) prévoit la confirmation par voie électronique de la validité du numéro et, selon les règles de protection des données de chaque État, du nom et de l’adresse.

La page d’aide du VIES énumère les réponses possibles :

• Numéro valide.
• Numéro non valide, c’est-à-dire non valide au moins à la date indiquée.
• Service non disponible : problèmes de réseau ou de l’application web.
• Service non disponible dans l’État membre : l’application de l’État qui a attribué le numéro est injoignable.
• Données incomplètes ou inexactes.
• Délai de la demande dépassé.

Dans la documentation technique, les mêmes situations apparaissent sous forme de codes : MS_UNAVAILABLE (application de l’État membre non disponible), SERVICE_UNAVAILABLE (erreur de réseau ou d’application) et TIMEOUT (aucune réponse dans le délai prévu).

Ce que veut dire « non valide »

La FAQ officielle conseille avant tout de vérifier que le numéro est bien écrit (caractères, longueur, préfixe du pays). Elle ajoute que certains États exigent un enregistrement supplémentaire pour les opérations intracommunautaires : un numéro correct peut donc ne pas apparaître comme valide sur le VIES parce que son titulaire n’effectue pas ces opérations ou n’est pas enregistré à cette fin. Le client peut demander à son administration fiscale de mettre à jour les données : la FAQ rappelle que seules les administrations nationales peuvent le faire.

Le nom et l’adresse n’arrivent pas toujours

Pour un numéro valide, si le nom ou l’adresse sont remplacés par « --- », l’État qui a attribué le numéro n’en autorise pas la divulgation. Pour l’Espagne, la FAQ explique que le nom, l’adresse et le type de société doivent être saisis avec le numéro, car la base de données espagnole ne les fournit pas à elle seule.

Le numéro de consultation

Si vous saisissez votre propre numéro de TVA comme demandeur, la réponse contient un numéro de consultation unique. La page d’aide conseille de le conserver si vous voulez pouvoir prouver à une administration fiscale que le contrôle a été effectué à un moment donné. Le même texte précise que la confirmation de validité n’est qu’un des éléments de preuve à l’appui de l’exonération (article 138, paragraphe 1), et la clause de non-responsabilité du service rappelle que les informations ne confèrent pas à elles seules le droit d’exonérer. Le VIES confirme en outre la validité uniquement pour la date du jour, et non pour des périodes passées.

Si le VIES ne répond pas

La FAQ admet que certaines parties du système puissent être inaccessibles à certaines périodes (sauvegardes des bases de données) et la page d’aide publie les fenêtres de maintenance des différents États. Les informations techniques mentionnent aussi un service d’état (check-status) sur la disponibilité des services nationaux.

La règle de fond est de ne pas confondre « non disponible » et « non valide » : ce sont des réponses différentes. Les traiter de la même façon conduit à deux erreurs opposées : refuser un client en règle ou accorder l’exonération sans avoir de confirmation. Sur ce point, la FAQ ne dit qu’une chose : si l’on estime que le client n’est pas un assujetti, il ne faut pas exonérer la livraison mais appliquer la TVA. Le reste est un choix à convenir avec votre expert-comptable. Les options que l’on rencontre le plus souvent sont :

• répéter le contrôle plus tard, en notant la date, l’heure, le numéro et le résultat de chaque tentative ;
• ne pas accorder l’exonération tant qu’une confirmation n’arrive pas, et corriger ensuite si nécessaire ;
• accorder l’exonération et faire la vérification avant d’émettre la facture.

Aucune n’est une garantie.

Si le numéro n’est pas valide

En général, l’exonération n’est pas accordée. Pour les biens, la condition de l’article 138 est que l’acquéreur soit identifié et ait communiqué son numéro ; pour les services électroniques, la FAQ du VIES écrit que, si le client ne possède pas de numéro valide, le fournisseur doit appliquer la TVA. Si le client est un consommateur, d’autres règles s’appliquent : depuis le 1er juillet 2021, il existe pour les ventes à distance intracommunautaires un seuil unique de 10 000 euros (article 59 quater, introduit par la directive (UE) 2017/2455) et le régime OSS permet de déclarer la TVA due dans les autres États depuis un seul État membre.

Liste de contrôle pour une boutique B2B

1. Le champ numéro de TVA accepte le préfixe du pays, avec les codes utilisés par le VIES (par exemple EL pour la Grèce et XI pour l’Irlande du Nord).
2. Le numéro est contrôlé sur le VIES à un moment précis (inscription, adresse, paiement) et le résultat reste enregistré avec la date et l’heure.
3. L’exonération ne s’applique qu’avec un numéro valide d’un autre État, cohérent avec le pays de l’adresse.
4. Le processus distingue « non valide » de « non vérifiable » et dispose d’une règle écrite pour le second cas.
5. Lorsqu’une preuve est nécessaire, on conserve le numéro de consultation obtenu en indiquant son propre numéro de TVA.
6. La facture porte le numéro de TVA du client et la référence à l’exonération ou la mention « Autoliquidation » (article 226).
7. L’état récapitulatif est déposé et indique les bons numéros (articles 262 et 263).
8. Les clients récurrents sont revérifiés de temps en temps, car le VIES ne confirme que la situation du jour.

Comment le module TVA B2B - Validation VIES et autoliquidation (B2B VAT) s’y prend

• Contrôle le numéro sur le VIES à l’inscription, à l’enregistrement d’une adresse et au paiement (trois interrupteurs distincts) et, avant l’appel, vérifie que le format est plausible pour le pays.
• Interroge le service REST du VIES et, s’il ne répond pas, le service SOAP. Une panne ou un État non disponible est enregistré comme « non vérifiable », jamais comme « non valide », et le client n’est pas bloqué.
• N’applique l’exonération que si le numéro est valide, d’un pays de l’UE différent de celui de la boutique et cohérent avec le pays de l’adresse. Avec l’option sur le nom activée, il exige que le nom renvoyé par le VIES corresponde à celui du client ; si le VIES ne communique aucun nom, l’exonération est refusée.
• Affecte les clients éligibles à un groupe B2B et met à zéro la TVA des produits et de la livraison pour les adresses éligibles. Pour ne pas ralentir le panier, il le fait à partir du dernier résultat mémorisé, sans interroger le VIES à chaque calcul.
• Tient un historique avec une ligne par numéro (statut, nom renvoyé, source, date), un cache de 30 jours modifiable, la revalidation manuelle et le forçage d’un résultat.
• Si le VIES ne répond pas, laisse le client poursuivre en silence ou avec un avertissement, au choix. L’option qui bloque les numéros non valides est désactivée par défaut.

Voir la fiche du module ou lire le guide d’installation et de configuration.

Sources officielles

• Directive 2006/112/CE, texte consolidé (EUR-Lex) : articles 2, 40, 44, 59 quater, 138, 196, 226, 262 et 263
• Directive (UE) 2018/1910, applicable depuis le 1er janvier 2020 (EUR-Lex)
• Règlement d’exécution (UE) no 282/2011, article 18 (EUR-Lex)
• Règlement (UE) no 904/2010, article 31 (EUR-Lex)
• Directive (UE) 2017/2455 (EUR-Lex)
• Commission européenne, VIES : aide, FAQ, informations techniques, clause de non-responsabilité
• Commission européenne, portail VAT One Stop Shop

Questions fréquentes

Que doit vérifier une boutique avant d’appliquer l’exonération à un client de l’UE ?

Que le client est un assujetti disposant d’un numéro de TVA d’un autre État membre et qu’il l’a communiqué. Pour les services, le règlement d’exécution 282/2011 (article 18) permet de le considérer comme tel si l’on obtient une confirmation par le VIES ; pour les biens, s’appliquent en plus les conditions de l’article 138, état récapitulatif compris.

Quelle est la différence entre « non valide » et « service non disponible » ?

« Non valide » concerne le numéro : il n’est pas valide, au moins à la date indiquée. « Service non disponible » signifie que le contrôle n’a pas été effectué à cause d’un problème de réseau, d’application ou de l’État qui a attribué le numéro. Ce sont des réponses différentes, qui ne doivent pas être traitées de la même façon.

À quoi sert le numéro de consultation ?

Le VIES le renvoie lorsque l’on indique son propre numéro de TVA comme demandeur et conseille de le conserver comme preuve du contrôle. Ce n’est pas la seule preuve : la confirmation de validité n’est qu’un des éléments à l’appui de l’exonération.

Le VIES communique-t-il toujours le nom et l’adresse ?

Non. Si « --- » apparaît pour un numéro valide, l’État qui l’a attribué n’en autorise pas la divulgation. Pour l’Espagne, la FAQ explique que le nom et l’adresse doivent être fournis avec le numéro.

Que faire si le VIES ne répond pas ?

Distinguer la panne d’un numéro non valide, répéter le contrôle plus tard et noter les tentatives. Savoir s’il est acceptable d’accorder tout de même l’exonération et de vérifier avant la facture, c’est à votre expert-comptable de le décider.

Le module suffit-il à lui seul ?

Non. Le module automatise le contrôle, enregistre le résultat et applique l’exonération aux seuls clients éligibles, mais il ne remplace pas les appréciations fiscales. Il ne demande ni ne conserve le numéro de consultation, n’écrit pas sur la facture les mentions légales, ne dépose pas l’état récapitulatif, ne vérifie pas la preuve du transport et ne distingue pas les biens des services : ces étapes restent à votre charge et à celle de votre expert-comptable.