IVA B2B y VIES: comprobación e inversión del sujeto pasivo

Por qué hay que comprobar el número de IVA del cliente en B2B

Cuando una tienda online vende a una empresa de otro país de la Unión, el IVA sigue reglas distintas de las de una venta a un consumidor, y cambian de nuevo entre bienes y servicios. El punto de partida es común: el cliente debe ser un sujeto pasivo con un número de identificación a efectos del IVA y la tienda debe poder demostrarlo.

Esta página resume los puntos prácticos a partir de los textos oficiales enumerados al final. Es una información de orientación, no un asesoramiento fiscal: la transposición nacional, los regímenes especiales y su caso concreto deben comprobarse con su asesor fiscal.

Bienes y servicios: dos mecanismos distintos

	Entrega de bienes	Prestación de servicios
Regla básica	Exención para los bienes expedidos o transportados a otro Estado miembro (Directiva 2006/112/CE, artículo 138, apartado 1)	Lugar de prestación en el Estado del cliente (artículo 44) e IVA a cargo del cliente cuando el prestador no está establecido en ese Estado (artículo 196)
Quién liquida el IVA	El adquirente, por la adquisición intracomunitaria en su Estado (artículos 2 y 40)	El cliente, mediante la inversión del sujeto pasivo (artículo 196)
Condición sobre el cliente	Está identificado a efectos del IVA en un Estado distinto del de partida y ha comunicado el número al proveedor (artículo 138, apartado 1, letra b)	Salvo información en contrario, el prestador puede considerarlo sujeto pasivo si dispone de su número y obtiene confirmación a través del VIES (Reglamento de Ejecución 282/2011, artículo 18)
En la factura	Número de IVA del cliente y referencia a la exención (artículo 226, puntos 4 y 11)	Número de IVA del cliente y la mención «inversión del sujeto pasivo» (artículo 226, puntos 4 y 11 bis)

Qué es la inversión del sujeto pasivo

En la inversión del sujeto pasivo (en inglés reverse charge) es el cliente, y no quien presta el servicio, quien debe ingresar el IVA: el artículo 196 establece que el impuesto es debido por el sujeto pasivo destinatario de un servicio contemplado en el artículo 44, si el servicio lo presta un sujeto pasivo no establecido en ese Estado miembro. En la factura, el proveedor lo declara con la mención «inversión del sujeto pasivo» (artículo 226, punto 11 bis). Para los bienes la lógica es parecida pero distinta: la entrega está exenta y el adquirente liquida el IVA por la adquisición intracomunitaria, que se considera efectuada donde llegan los bienes (artículos 2 y 40).

Bienes: número comunicado y estado recapitulativo

Desde el 1 de enero de 2020, el artículo 138 es el reescrito por la Directiva (UE) 2018/1910: además del número de IVA comunicado por el adquirente, el apartado 1 bis dispone que la exención no se aplica si el proveedor no ha presentado el estado recapitulativo previsto en los artículos 262 y 263, o si el estado no ofrece información correcta sobre la entrega, salvo justificación que las autoridades consideren satisfactoria. Las preguntas frecuentes del VIES recuerdan también que el número del cliente indicado en el estado recapitulativo debe ser correcto.

Cómo funciona el VIES y qué responde

El VIES es una herramienta electrónica para validar los números de IVA de los operadores registrados en la UE. No existe una base de datos central: la solicitud se envía a la base de datos nacional del Estado que atribuyó el número, y la respuesta vale lo que valgan los datos de ese Estado. El Reglamento (UE) n.º 904/2010 (artículo 31) prevé la confirmación por vía electrónica de la validez del número y, según las normas de protección de datos de cada Estado, del nombre y la dirección.

La página de ayuda del VIES enumera las respuestas posibles:

• Número válido.
• Número no válido, es decir, no válido al menos en la fecha indicada.
• Servicio no disponible: problemas de red o de la aplicación web.
• Servicio no disponible en el Estado miembro: la aplicación del Estado que atribuyó el número no es accesible.
• Datos incompletos o inexactos.
• Tiempo de la consulta agotado.

En la documentación técnica, las mismas situaciones aparecen como códigos: MS_UNAVAILABLE (aplicación del Estado miembro no disponible), SERVICE_UNAVAILABLE (error de red o de la aplicación) y TIMEOUT (ninguna respuesta en el tiempo previsto).

Qué significa «no válido»

Las preguntas frecuentes oficiales aconsejan, ante todo, comprobar que el número esté bien escrito (caracteres, longitud, prefijo del país). Añaden que algunos Estados exigen un registro adicional para las operaciones intracomunitarias: un número correcto puede, por tanto, no figurar como válido en el VIES porque su titular no realiza esas operaciones o no está registrado a tal efecto. El cliente puede pedir a su administración tributaria que actualice los datos: las preguntas frecuentes recuerdan que solo las administraciones nacionales pueden hacerlo.

El nombre y la dirección no siempre llegan

Para un número válido, si el nombre o la dirección aparecen sustituidos por «---», el Estado que atribuyó el número no autoriza su divulgación. Para España, las preguntas frecuentes explican que el nombre, la dirección y el tipo de sociedad deben introducirse junto con el número, porque la base de datos española no los facilita por sí sola.

El número de consulta

Si introduce su propio número de IVA como peticionario, la respuesta contiene un número de consulta único. La página de ayuda aconseja conservarlo si desea poder probar ante una administración tributaria que la comprobación se hizo en un momento determinado. El mismo texto precisa que la confirmación de validez es solo uno de los elementos de prueba que respaldan la exención (artículo 138, apartado 1), y la cláusula de exención de responsabilidad del servicio reitera que la información no confiere por sí sola el derecho a eximir. Además, el VIES confirma la validez solo para la fecha actual, no para períodos pasados.

Si el VIES no responde

Las preguntas frecuentes admiten que algunas partes del sistema pueden no estar accesibles en determinados períodos (copias de seguridad de las bases de datos) y la página de ayuda publica las ventanas de mantenimiento de cada Estado. La información técnica menciona también un servicio de estado (check-status) sobre la disponibilidad de los servicios nacionales.

La regla de fondo es no confundir «no disponible» con «no válido»: son respuestas distintas. Tratarlas del mismo modo lleva a dos errores opuestos: rechazar a un cliente que está en regla o conceder la exención sin tener una confirmación. Sobre este punto, las preguntas frecuentes dicen una sola cosa: si se considera que el cliente no es un sujeto pasivo, no hay que eximir la entrega sino aplicar el IVA. Lo demás es una decisión que debe acordar con su asesor fiscal. Las opciones que se encuentran con más frecuencia son:

• repetir la comprobación más tarde, anotando la fecha, la hora, el número y el resultado de cada intento;
• no conceder la exención hasta que llegue una confirmación y corregir después si hace falta;
• conceder la exención y hacer la verificación antes de emitir la factura.

Ninguna es una garantía.

Si el número no es válido

En general no se concede la exención. Para los bienes, la condición del artículo 138 es que el adquirente esté identificado y haya comunicado el número; para los servicios electrónicos, las preguntas frecuentes del VIES escriben que, si el cliente no tiene un número válido, el proveedor debe aplicar el IVA. Si el cliente es un consumidor, se aplican otras reglas: desde el 1 de julio de 2021 existe, para las ventas a distancia intracomunitarias, un umbral único de 10.000 euros (artículo 59 quater, introducido por la Directiva (UE) 2017/2455) y el régimen OSS permite declarar el IVA debido en los demás Estados desde un solo Estado miembro.

Lista de comprobación para una tienda B2B

1. El campo del número de IVA acepta el prefijo del país, con los códigos que usa el VIES (por ejemplo EL para Grecia y XI para Irlanda del Norte).
2. El número se comprueba en el VIES en un momento preciso (registro, dirección, pago) y el resultado queda registrado con fecha y hora.
3. La exención se aplica solo con un número válido de otro Estado, coherente con el país de la dirección.
4. El proceso distingue «no válido» de «no verificable» y tiene una regla escrita para el segundo caso.
5. Cuando hace falta una prueba, se conserva el número de consulta obtenido al indicar el propio número de IVA.
6. La factura incluye el número de IVA del cliente y la referencia a la exención o la mención «inversión del sujeto pasivo» (artículo 226).
7. El estado recapitulativo se presenta e indica los números correctos (artículos 262 y 263).
8. Los clientes recurrentes se vuelven a comprobar de vez en cuando, porque el VIES solo confirma la situación de hoy.

Cómo lo hace el módulo IVA B2B - Validación VIES e inversión del sujeto pasivo (B2B VAT)

• Comprueba el número en el VIES al registrarse, al guardar una dirección y en el pago (tres interruptores independientes) y, antes de la llamada, verifica que el formato sea plausible para el país.
• Consulta el servicio REST del VIES y, si no responde, el SOAP. Una caída o un Estado no disponible se registra como «no verificable», nunca como «no válido», y el cliente no queda bloqueado.
• Aplica la exención solo si el número es válido, de un país de la UE distinto del de la tienda y coherente con el país de la dirección. Con la opción del nombre activada, exige que el nombre devuelto por el VIES coincida con el del cliente; si el VIES no comunica ningún nombre, se deniega la exención.
• Asigna los clientes que reúnen los requisitos a un grupo B2B y pone a cero el IVA de los productos y del envío en las direcciones que los reúnen. Para no ralentizar el carrito, lo hace a partir del último resultado almacenado, sin consultar el VIES en cada cálculo.
• Mantiene un historial con una fila por número (estado, nombre devuelto, fuente, fecha), una caché de 30 días modificable, la revalidación manual y el forzado de un resultado.
• Si el VIES no responde, deja continuar al cliente en silencio o con un aviso, a elección. La opción que bloquea los números no válidos está desactivada por defecto.

Vea la ficha del módulo o lea la guía de instalación y configuración.

Fuentes oficiales

• Directiva 2006/112/CE, texto consolidado (EUR-Lex): artículos 2, 40, 44, 59 quater, 138, 196, 226, 262 y 263
• Directiva (UE) 2018/1910, aplicable desde el 1 de enero de 2020 (EUR-Lex)
• Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011, artículo 18 (EUR-Lex)
• Reglamento (UE) n.º 904/2010, artículo 31 (EUR-Lex)
• Directiva (UE) 2017/2455 (EUR-Lex)
• Comisión Europea, VIES: ayuda, preguntas frecuentes, información técnica, cláusula de exención de responsabilidad
• Comisión Europea, portal VAT One Stop Shop

Preguntas frecuentes

¿Qué debe comprobar una tienda antes de aplicar la exención a un cliente de la UE?

Que el cliente es un sujeto pasivo con un número de IVA de otro Estado miembro y que lo ha comunicado. Para los servicios, el Reglamento de Ejecución 282/2011 (artículo 18) permite considerarlo como tal si se obtiene confirmación a través del VIES; para los bienes, se aplican además las condiciones del artículo 138, incluido el estado recapitulativo.

¿Qué diferencia hay entre «no válido» y «servicio no disponible»?

«No válido» se refiere al número: no figura como válido, al menos en la fecha indicada. «Servicio no disponible» indica que la comprobación no se ha realizado por un problema de red, de la aplicación o del Estado que atribuyó el número. Son respuestas distintas y no deben tratarse del mismo modo.

¿Para qué sirve el número de consulta?

El VIES lo devuelve cuando se indica el propio número de IVA como peticionario y aconseja conservarlo como prueba de la comprobación. No es la única prueba: la confirmación de validez es solo uno de los elementos que respaldan la exención.

¿El VIES comunica siempre el nombre y la dirección?

No. Si para un número válido aparece «---», el Estado que lo atribuyó no autoriza su divulgación. Para España, las preguntas frecuentes explican que el nombre y la dirección deben facilitarse junto con el número.

¿Qué hacer si el VIES no responde?

Distinguir la incidencia de un número no válido, repetir la comprobación más tarde y anotar los intentos. Si es aceptable conceder igualmente la exención y verificar antes de la factura, lo decide su asesor fiscal.

¿Basta el módulo por sí solo?

No. El módulo automatiza la comprobación, registra el resultado y aplica la exención solo a los clientes que reúnen los requisitos, pero no sustituye las valoraciones fiscales. No solicita ni conserva el número de consulta, no escribe en la factura las menciones legales, no presenta el estado recapitulativo, no verifica la prueba del transporte y no distingue entre bienes y servicios: estos pasos siguen en sus manos y en las de su asesor fiscal.