Weryfikacja VIES i numer VAT UE w B2B: co sprawdzić

Dlaczego w B2B numer VAT klienta trzeba sprawdzać

Gdy sklep internetowy sprzedaje firmie z innego kraju Unii, VAT podlega innym zasadom niż przy sprzedaży konsumentowi, a zasady te różnią się jeszcze dla towarów i usług. Punkt wyjścia jest wspólny: klient musi być podatnikiem posiadającym numer identyfikacyjny VAT, a sklep musi móc to udowodnić.

Ta strona podsumowuje praktyczne kwestie na podstawie oficjalnych tekstów wymienionych na końcu. Ma charakter orientacyjny i nie jest poradą podatkową: transpozycję krajową, procedury szczególne i Państwa konkretny przypadek należy sprawdzić z doradcą podatkowym.

Towary i usługi: dwa różne mechanizmy

	Dostawa towarów	Świadczenie usług
Zasada podstawowa	Zwolnienie dla towarów wysyłanych lub transportowanych do innego państwa członkowskiego (dyrektywa 2006/112/WE, art. 138 ust. 1)	Miejsce świadczenia usług w państwie klienta (art. 44), a VAT jest należny od klienta, gdy usługodawca nie ma siedziby w tym państwie (art. 196)
Kto rozlicza VAT	Nabywca, z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w swoim państwie (art. 2 i 40)	Klient, w ramach odwrotnego obciążenia (art. 196)
Warunek dotyczący klienta	Jest zidentyfikowany do celów VAT w państwie innym niż państwo rozpoczęcia wysyłki lub transportu i podał dostawcy swój numer (art. 138 ust. 1 lit. b)	O ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać klienta za podatnika, jeśli posiada jego numer i uzyska potwierdzenie za pomocą VIES (rozporządzenie wykonawcze 282/2011, art. 18)
Na fakturze	Numer VAT klienta i odesłanie do zwolnienia (art. 226 pkt 4 i 11)	Numer VAT klienta i wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 226 pkt 4 i 11a)

Czym jest odwrotne obciążenie

W mechanizmie odwrotnego obciążenia (po angielsku reverse charge) VAT musi zapłacić klient, a nie podmiot świadczący usługę: art. 196 stanowi, że podatek jest należny od podatnika, na rzecz którego świadczona jest usługa objęta art. 44, jeżeli usługa ta jest świadczona przez podatnika niemającego siedziby w tym państwie członkowskim. Na fakturze dostawca zaznacza to wyrazami „odwrotne obciążenie” (art. 226 pkt 11a). W przypadku towarów logika jest pokrewna, ale inna: dostawa jest zwolniona, a nabywca rozlicza VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, które uznaje się za dokonane w miejscu przybycia towarów (art. 2 i 40).

Towary: podany numer i informacja podsumowująca

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje art. 138 w brzmieniu nadanym dyrektywą (UE) 2018/1910: oprócz numeru VAT podanego przez nabywcę ust. 1a stanowi, że zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli dostawca nie złożył informacji podsumowującej przewidzianej w art. 262 i 263 lub jeżeli informacja ta nie zawiera prawidłowych danych dotyczących dostawy, chyba że dostawca może należycie uzasadnić uchybienie w sposób zadowalający właściwe organy. Również FAQ VIES przypomina, że numer klienta podany w informacji podsumowującej musi być poprawny.

Jak działa VIES i co odpowiada

VIES to elektroniczne narzędzie do weryfikacji numerów VAT przedsiębiorców zarejestrowanych w UE. Nie istnieje centralna baza danych: zapytanie trafia do krajowej bazy danych państwa, które nadało numer, a odpowiedź jest tak wiarygodna, jak dane tego państwa. Rozporządzenie (UE) nr 904/2010 (art. 31) przewiduje potwierdzenie drogą elektroniczną ważności numeru oraz, według przepisów o ochronie danych każdego państwa, nazwy i adresu.

Strona pomocy VIES wymienia możliwe odpowiedzi:

• Numer ważny.
• Numer nieważny, czyli nieważny co najmniej na wskazaną datę.
• Usługa niedostępna: problemy z siecią lub z aplikacją internetową.
• Usługa niedostępna w państwie członkowskim: aplikacja państwa, które nadało numer, jest nieosiągalna.
• Dane niekompletne lub nieprawidłowe.
• Upłynął limit czasu zapytania.

W dokumentacji technicznej te same sytuacje występują jako kody: MS_UNAVAILABLE (aplikacja państwa członkowskiego niedostępna), SERVICE_UNAVAILABLE (błąd sieci lub aplikacji) i TIMEOUT (brak odpowiedzi w przewidzianym czasie).

Co znaczy „nieważny”

Oficjalne FAQ zaleca przede wszystkim sprawdzić, czy numer jest poprawnie zapisany (znaki, długość, prefiks kraju). Dodaje, że niektóre państwa wymagają dodatkowej rejestracji dla transakcji wewnątrzwspólnotowych: poprawny numer może więc nie być ważny w VIES, ponieważ jego posiadacz nie wykonuje takich transakcji lub nie jest w tym celu zarejestrowany. Klient może zwrócić się do swojej administracji podatkowej o aktualizację danych: FAQ przypomina, że mogą to zrobić tylko administracje krajowe.

Nazwa i adres nie zawsze są podawane

Jeśli dla ważnego numeru nazwa lub adres są zastąpione przez „---”, państwo, które nadało numer, nie zezwala na ujawnienie tych danych. W przypadku Hiszpanii FAQ wyjaśnia, że nazwę, adres i formę spółki należy podać razem z numerem, ponieważ hiszpańska baza danych nie podaje ich sama.

Numer zapytania

Jeśli jako pytającego podano własny numer VAT, odpowiedź zawiera unikalny numer zapytania. Strona pomocy zaleca jego zachowanie, jeśli chce się móc udowodnić administracji podatkowej, że kontrolę wykonano w danym momencie. Ten sam tekst wyjaśnia, że potwierdzenie ważności jest tylko jednym z elementów dowodowych uzasadniających zwolnienie (art. 138 ust. 1), a zastrzeżenie usługi powtarza, że informacje same w sobie nie dają prawa do zwolnienia. VIES potwierdza ponadto ważność tylko na bieżący dzień, a nie za okresy przeszłe.

Jeśli VIES nie odpowiada

FAQ przyznaje, że niektóre części systemu mogą być w pewnych okresach niedostępne (kopie zapasowe baz danych), a strona pomocy publikuje okna konserwacyjne poszczególnych państw. Informacje techniczne wspominają też o usłudze statusu (check-status) dotyczącej dostępności usług krajowych.

Podstawowa zasada to nie mylić „niedostępny” z „nieważny”: to różne odpowiedzi. Traktowanie ich jednakowo prowadzi do dwóch przeciwnych błędów: odrzucenia klienta, który jest w porządku, albo przyznania zwolnienia bez potwierdzenia. W tej kwestii FAQ mówi tylko jedno: jeśli uważa się, że klient nie jest podatnikiem, nie należy zwalniać dostawy, lecz naliczyć VAT. Reszta to wybór do uzgodnienia z doradcą podatkowym. Najczęściej spotykane opcje to:

• powtórzyć kontrolę później, zapisując datę, godzinę, numer i wynik każdej próby;
• nie przyznawać zwolnienia, dopóki nie nadejdzie potwierdzenie, i w razie potrzeby skorygować później;
• przyznać zwolnienie i dokonać weryfikacji przed wystawieniem faktury.

Żadna z nich nie jest gwarancją.

Jeśli numer jest nieważny

Co do zasady zwolnienia się nie przyznaje. W przypadku towarów warunkiem z art. 138 jest to, aby nabywca był zidentyfikowany i podał numer; w przypadku usług elektronicznych FAQ VIES stanowi, że jeśli klient nie posiada ważnego numeru, dostawca musi naliczyć VAT. Jeśli klient jest konsumentem, obowiązują inne zasady: od 1 lipca 2021 r. dla wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość obowiązuje jeden próg w wysokości 10 000 euro (art. 59c, wprowadzony dyrektywą (UE) 2017/2455), a procedura OSS pozwala rozliczać VAT należny w innych państwach z jednego państwa członkowskiego.

Lista kontrolna dla sklepu B2B

1. Pole numeru VAT akceptuje prefiks kraju z kodami używanymi przez VIES (na przykład EL dla Grecji i XI dla Irlandii Północnej).
2. Numer jest sprawdzany w VIES w określonym momencie (rejestracja, adres, realizacja zamówienia), a wynik jest zapisany z datą i godziną.
3. Zwolnienie stosuje się tylko przy ważnym numerze z innego państwa, spójnym z krajem adresu.
4. Proces odróżnia „nieważny” od „niemożliwy do zweryfikowania” i ma pisemną zasadę na ten drugi przypadek.
5. Tam, gdzie potrzebny jest dowód, przechowuje się numer zapytania uzyskany po podaniu własnego numeru VAT.
6. Faktura zawiera numer VAT klienta oraz odesłanie do zwolnienia lub wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 226).
7. Informacja podsumowująca jest złożona i zawiera prawidłowe numery (art. 262 i 263).
8. Stali klienci są co jakiś czas sprawdzani ponownie, ponieważ VIES potwierdza tylko dzisiejszą sytuację.

Jak robi to moduł B2B VAT - weryfikacja VIES i odwrotne obciążenie we Wspólnocie

• Sprawdza numer w VIES przy rejestracji, przy zapisywaniu adresu i przy realizacji zamówienia (trzy osobne przełączniki), a przed wywołaniem weryfikuje, czy format jest prawdopodobny dla danego kraju.
• Odpytuje usługę REST VIES, a gdy ta nie odpowiada, usługę SOAP. Awaria lub niedostępne państwo jest rejestrowane jako „niemożliwe do zweryfikowania”, nigdy jako „nieważne”, a klient nie jest blokowany.
• Stosuje zwolnienie tylko wtedy, gdy numer jest ważny, pochodzi z kraju UE innego niż kraj sklepu i jest spójny z krajem adresu. Przy włączonej opcji dotyczącej nazwy wymaga, aby nazwa zwrócona przez VIES odpowiadała nazwie klienta; jeśli VIES nie podaje żadnej nazwy, zwolnienie jest odmawiane.
• Przypisuje uprawnionych klientów do grupy B2B i zeruje VAT na produktach i wysyłce dla uprawnionych adresów. Aby nie spowalniać koszyka, robi to na podstawie ostatniego zapisanego wyniku, bez odpytywania VIES przy każdym obliczeniu.
• Prowadzi historię z jednym wierszem na numer (status, zwrócona nazwa, źródło, data), cache 30 dni z możliwością zmiany, ręczną ponowną weryfikację i wymuszenie wyniku.
• Jeśli VIES nie odpowiada, pozwala klientowi przejść dalej po cichu lub z ostrzeżeniem, do wyboru. Opcja blokująca nieważne numery jest domyślnie wyłączona.

Zobacz kartę modułu lub przeczytaj poradnik instalacji i konfiguracji.

Oficjalne źródła

• Dyrektywa 2006/112/WE, tekst skonsolidowany (EUR-Lex): art. 2, 40, 44, 59c, 138, 196, 226, 262 i 263
• Dyrektywa (UE) 2018/1910, stosowana od 1 stycznia 2020 r. (EUR-Lex)
• Rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011, art. 18 (EUR-Lex)
• Rozporządzenie (UE) nr 904/2010, art. 31 (EUR-Lex)
• Dyrektywa (UE) 2017/2455 (EUR-Lex)
• Komisja Europejska, VIES: pomoc, FAQ, informacje techniczne, disclaimer
• Komisja Europejska, portal VAT One Stop Shop

Najczęściej zadawane pytania

Co sklep powinien sprawdzić przed zastosowaniem zwolnienia wobec klienta z UE?

Czy klient jest podatnikiem z numerem VAT innego państwa członkowskiego i czy go podał. W przypadku usług rozporządzenie 282/2011 (art. 18) pozwala uznać go za takiego, jeśli uzyska się potwierdzenie za pomocą VIES; w przypadku towarów obowiązują dodatkowo warunki art. 138, w tym informacja podsumowująca.

Jaka jest różnica między „nieważny” a „usługa niedostępna”?

„Nieważny” dotyczy numeru: nie jest on ważny co najmniej na wskazaną datę. „Usługa niedostępna” oznacza, że kontroli nie wykonano z powodu problemu z siecią, aplikacją lub państwem, które nadało numer. To różne odpowiedzi i nie należy ich traktować jednakowo.

Do czego służy numer zapytania?

VIES zwraca go, gdy jako pytającego podano własny numer VAT, i zaleca jego zachowanie jako dowodu kontroli. Nie jest to jedyny dowód: potwierdzenie ważności jest tylko jednym z elementów uzasadniających zwolnienie.

Czy VIES zawsze podaje nazwę i adres?

Nie. Jeśli dla ważnego numeru pojawia się „---”, państwo, które go nadało, nie zezwala na ujawnienie tych danych. W przypadku Hiszpanii FAQ wyjaśnia, że nazwę i adres należy podać razem z numerem.

Co zrobić, gdy VIES nie odpowiada?

Odróżnić awarię od nieważnego numeru, powtórzyć kontrolę później i zapisać próby. To, czy można mimo wszystko przyznać zwolnienie i zweryfikować numer przed wystawieniem faktury, rozstrzyga Państwa doradca podatkowy.

Czy sam moduł wystarczy?

Nie. Moduł automatyzuje kontrolę, rejestruje wynik i stosuje zwolnienie wyłącznie wobec uprawnionych klientów, ale nie zastępuje ocen podatkowych. Nie wymaga ani nie przechowuje numeru zapytania, nie wpisuje na fakturę adnotacji wymaganych przepisami, nie składa informacji podsumowującej, nie weryfikuje dowodu transportu i nie rozróżnia towarów od usług: te kwestie pozostają po Państwa stronie i po stronie doradcy podatkowego.