Data di consegna stimata: come calcolarla davvero, non a occhio

Perché la data di consegna conta

Chi compra online, prima di completare un ordine, vuole sapere quando arriva. È una delle prime domande a cui una scheda prodotto dovrebbe rispondere, insieme al prezzo e alla disponibilità. Il problema è che rispondere bene è più complicato di quanto sembri, e la risposta sbagliata, cioè una data scritta a mano o calcolata in modo troppo semplice, è peggio di nessuna risposta: promette qualcosa che poi non viene mantenuto.

Perché "2-4 giorni lavorativi" scritto a mano non basta

La forma più comune di data di consegna su un negozio online è una frase fissa nella scheda prodotto, tipo "consegna in 2-4 giorni lavorativi", scritta una volta e mai più toccata. Funziona finché non arriva uno di questi casi, che prima o poi arrivano tutti:

• Il weekend. Un ordine fatto il venerdì pomeriggio non parte il sabato: se il calcolo non lo sa, la data mostrata è sbagliata di due giorni.
• Le festività. Un negozio che vende in più paesi ha calendari di festività diversi: il 15 agosto ferma la logistica in Italia, non in Germania. Una data unica per tutti sbaglia in un paese o nell'altro.
• L'orario di taglio. Un ordine fatto alle 9 del mattino e uno fatto alle 23 dello stesso giorno non hanno la stessa data di partenza, se il magazzino chiude la spedizione del giorno a una certa ora. Ignorare l'orario di taglio significa promettere la stessa data a chi ha ancora tempo e a chi lo ha già perso.
• Il preordine o il prodotto momentaneamente esaurito. Un prodotto che va riordinato prima di essere spedito ha un tempo di preparazione diverso da uno già a scaffale: usare lo stesso numero per entrambi sottostima sempre uno dei due casi.
• Il corriere e la zona. Un pacco che va in un'isola o in una zona extra-urbana ha spesso un tempo di transito diverso da uno che resta in città. Una sola cifra per tutto il paese è una media che sbaglia ai due estremi.

Nessuno di questi casi è esotico: sono la normalità di un negozio con più di un prodotto, più di un corriere o più di un paese di destinazione. Una data scritta a mano può essere corretta per il caso medio e sbagliata per una fetta reale di ordini.

Cosa serve per calcolarla bene

Una data di consegna stimata corretta è il risultato di una somma di componenti, non di un numero unico:

• Tempo di preparazione, in giorni lavorativi: quanto passa tra l'ordine e l'uscita dal magazzino.
• Tempo di transito, come intervallo minimo e massimo in giorni lavorativi: quanto ci mette il corriere una volta ritirato il pacco.
• Calendario dei giorni lavorativi: quali giorni della settimana si spedisce, e quali date dell'anno sono festività da saltare.
• Orario di taglio giornaliero: l'ora oltre la quale un ordine slitta al giorno lavorativo successivo per il calcolo della preparazione.
• Un ritardo aggiuntivo per i prodotti in preordine o esauriti, distinto dal tempo di preparazione normale.
• Regole specifiche che possono sovrascrivere quelle generali: un prodotto particolare, una categoria, un marchio, un corriere, una zona o un paese possono avere tempi diversi dal resto del catalogo, e la regola più specifica deve vincere su quella generale.

Messi insieme, questi elementi permettono di rispondere in modo diverso e corretto a domande che sembrano simili: "quando arriva se lo ordino ora" e "quando arriva se lo ordino fra tre ore" possono avere risposte diverse per lo stesso prodotto, e "quando arriva questo prodotto" e "quando arriva quest'altro, che è in preordine" devono avere risposte diverse anche se ordinati nello stesso istante.

Il dettaglio che si dimentica più spesso: l'orario di taglio

Tra tutti questi elementi, l'orario di taglio è quello che manca più spesso anche nei calcoli "fatti bene". È facile pensare in giorni interi e dimenticare che dentro un giorno lavorativo c'è un punto oltre il quale un ordine non fa più in tempo a partire quel giorno. Un negozio che spedisce fino alle 16 e riceve un ordine alle 16:05 deve trattarlo come se fosse arrivato il giorno lavorativo successivo, non lo stesso giorno: la differenza, moltiplicata per tutti gli ordini fatti nel pomeriggio, è un numero di clienti reale, non un caso limite.

Un conto alla rovescia visibile ("ordina entro le 16:00:00 per la spedizione di oggi") rende esplicito questo limite invece di lasciarlo implicito in una frase generica, e ha anche un effetto secondario utile: dà un motivo concreto per completare l'ordine subito invece di rimandarlo.

Cosa non serve

Non serve, per calcolare una data di consegna stimata onesta, collegarsi in tempo reale all'API di un corriere: quel tipo di integrazione serve per il tracciamento dopo la spedizione, non per la stima prima dell'ordine, che si basa su regole note in anticipo (tempi di preparazione e di transito dichiarati), non su una interrogazione esterna a ogni caricamento di pagina. Una stima calcolata bene con regole proprie è più veloce, non dipende dalla disponibilità di un servizio esterno, e i numeri restano sotto il controllo del negoziante, che li può correggere quando cambia corriere o magazzino senza aspettare nessuno.

Checklist prima di scrivere una data di consegna

• La data cambia se l'ordine arriva un venerdì sera invece che un lunedì mattina?
• La data tiene conto delle festività del paese di destinazione, non solo di quello del magazzino?
• C'è un orario di taglio, ed è davvero applicato al calcolo, non solo scritto in una pagina informativa?
• Un prodotto in preordine mostra un tempo diverso da uno già disponibile?
• Si può impostare un tempo diverso per un corriere più lento o per una zona più lontana, senza dover cambiare il numero per tutto il catalogo?

In sintesi

Una data di consegna stimata è credibile solo se è il risultato di un calcolo che conosce i giorni lavorativi, le festività, l'orario di taglio e le eccezioni del catalogo, non una frase fissa scritta una volta. Su questo genere di calcolo lavora Estimated Delivery Date & Shipping Countdown, il nostro modulo per PrestaShop che li tiene tutti insieme, con regole per prodotto, categoria, marchio, corriere, zona o paese, senza bisogno di collegarsi a nessuna API di corriere.

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